Az előzőekben megtanultuk, hogyan lehet a kisebb feladatainkat rendszerezni, ütemezni. A feladatlisták (inbox, mai feladatok, következő, valamikor) gyors megoldást nyújtanak arra, hogy hatékonyan tudjunk dolgozni ezekkel a teendőkkel.

Ebben a cikkben arról lesz szó, hogyan tudjuk kezelni a nagyobb feladatainkat, projektjeinket, főleg abban az esetben, ha nem csak egyedül dolgozunk rajtuk.

Projektek

A David Allen féle GTD® módszertanban - amit követ a bTime is -, projektnek neveznek minden olyan feladatot, amit több részfeladatra lehet bontani.
Én személye szerint nem veszem ennyire szigorúan ezt a dolgot, mert ez esetben nagyon sok projektünk és még több elemi feladatunk lenne, ami nagyon nehezen átláthatóvá tenné a rendszerünket és így csökkentené a hatékonyságot.

Mondok egy példát, hogy egyértelmű legyen, miről is beszélek. Festékpatront kell vennem a nyomtatóba. Ez a feladat több részfeladatból áll:

• meg kell nézni, hogy mindegyik szín kifogyott-e
• interneten több áruházat meg kell nézni az árak, kiszállítási díjak miatt
• meg kell rendelni a festékpatronokat
• át kell utalni az összeget

Én ezt annak ellenére, hogy több elemi feladatból áll, egy feladatnak tekintem, aminek vannak részfeladatai is. Ugyanakkor például egy autó eladása már semmiképpen sem tekinthető egy feladatnak, hanem az már egy projekt, melyhez tartoznak feladatok.

Nem könnyű megmondani, hogy mi tekinthető még feladatnak és mi az ami már projekt, de van néhány szempont, amikor már érdemes egy munkát projektként kezelni:

Nem könnyű megmondani, hogy mi tekinthető még feladatnak és mi az ami már projekt, de van néhány szempont, amikor már érdemes egy munkát projektként kezelni:

• ha többen vesznek részt ebben a munkában
• ha több napot vesz igénybe ennek a "feladatnak" az elvégzése
• ha vannak olyan részfeladatai ennek a munkának, amik önmagukban több órát igényelnek

Ugyan egy kicsit többlet adminisztrációt igényel, ha egy nagyobb feladatot projektnek tekintünk, de összességében mindig megéri.

Elég ha csak arra gondolunk, hogy sokkal könnyebb átlátni egy kisebb feladatot, így hatékonyabban és pontosabban tudjuk azt megoldani.

Hogyan kezeljük jól a projektjeinket?

Egy komplex feladat vagy egy nagyobb projekt hatékony, sikeres megoldása másképp történik, mint egy kisebb feladaté. Az nem működik, hogy nekiesünk és addig csináljuk, amíg el nem készül.
Egy projekt esetében komolyabb előkészítésre van szükség és ha többen dolgozunk egy projekten, akkor azt koordinálni is kell. Nézzük, hogy mire lesz szükség:

Adatok, információk és ezek gyors elérése

Minden feladatra igaz, hogy akkor tudunk hatékonyan dolgozni, ha könnyen elérjük azokat az információkat, adatokat melyek szükségesek az adott feladat elvégzéséhez. Ez egy komplex feladat vagy projekt esetében hatványozottan így van.
Ezért szükséges az, hogy a feladatokhoz, projektekhez csatolni tudjunk kiegészítő információkat, akár file-okat.

Ehhez szorosan kapcsolódik, az is, hogy ezeket az információkat minél gyorsabban, könnyebben el is tudjuk érni. Lehetőleg egy rendszeren belül legyenek ezek az információk, mert így egy keresővel vagy szűrővel azonnal rátalálunk az információkra. A legjobb persze ha minden szükséges információ le van írva a feladat részleteiben vagy csatolva van a feladathoz.

Részfeladatok, ellenőrző listák (csekklisták)

Ezek a részfeladatok egyfajta ellenőrző lista szerepét is betöltik, folyamatosan segítve egy nagyobb feladat esetén a továbblépést. A szerepük még nagyobb, ha nem egyedül dolgozunk egy feladaton, vagy éppenséggel kiadunk egy feladatot.

Csapatmunka, kommunikáció

Egy nagyobb projektet általában nem egyedül valósítunk meg, ami sok szempontból jó dolog, de ez esetben további problémával kell számolnunk. Sokan, akik nem szeretnek csapatban dolgozni, vagy nem szeretnek feladatot kiadni, azt mondják, hogy azért nem teszik ezt, mert sokkal több a probléma ez esetben és az eredmény sem olyan, mint amikor ők maguk csinálják meg. Ez részben igaz is, de az esetek túlnyomó részében a probléma nem a munka elvégzőjével van, hanem a feladat kiadással és a kommunikációval.

Mivel erről a témáról egy későbbi leckében részletesen lesz szó, ezért röviden a lényeg. Nagyon pontosan definiálni kell egy kiadott feladat esetén az elvárt eredményeket, célokat, a határidőket, a felelősségeket és biztosítani kell minden szükséges információt valamint a kommunikációs lehetőségeket.